دورکاری برای کسب و کارها
توانایی برقراری ارتباط از راه دور ، چه به صورت تمام وقت و چه به صورت پاره وقت یا شناور بودن زمان کاری، به طور فزاینده‌ای در شرکت‌های دانش بنیان و به خصوص استارتاپ‌ها متداول شده است. همچنین براساس آمارهای رسمی، گزارش شده که افراد بسیاری کار کردن از راه دور را را به عنوان شغل اول و یا شغل دوم برگزیده‌اند. در واقع کار کردن در خارج از اداره یا به اصطلاح دورکاری ، رویایی برای کارمندانی بوده که تمایل به داشتن تعادل کار و زندگی بهتر دارند. اما بدون داشتن دانش کافی و همچنین مدیریت کارمندان از راه دور و برقراری ارتباط از راه دور به سرعت می‌تواند تبدیل به کابوس وحشتناکی برای مدیر شود.
بنابراین در این مقاله در مورد نکات بسیار مهم برای اجرای Telework و به کارگیری تکنولوژی‌های دورکاری صحبت خواهیم کرد:
- استعدادها را دریاب!
- سیاستی برای همگام کردن نیروهای دورکار با اهداف شرکت
- صلاحیت کارکنان دورکار
- انتظارات برای ساعت کار برای ارتباط از راه دور
- تجهیزات و امنیت سایبری برای کاهش خطر از بین رفتن داده‌ها
- روش‌های ارتباط از راه دور و تکنولوژی‌های دورکاری
استعدادها را دریاب!
کشف استعداد برتر در بازار رقابتی یکی از مزیت‌های دورکاری است. زیرا دسترسی به افراد با استعداد بالا در یک منطقه کاری دشوار بوده زیرا این استعدادها در نقاط مختلفی هستند. از این رو اگر سیستم دور کاری یا ارتباط از راه دور“Telecommuting” برای استارتاپ یا شرکت دانش بنیان شکل گیرد، پس کشف بهترین نیروها برای انجام کارها دیگر آرزو نیست.
برایان شاپلند، مدیر کل صنعت مبلمان اداری با گفتن این جمله، تمام نکات مهم در مورد Telework را بیان کرده است. “کار کردن از راه دور سبب شده تا استعداد برتر را در یک بازار رقابتی جذب و حفظ کنید.” “اما عواملی وجود داشته که باید هنگام چراغ سبز نشان دادن به کارمندان جهت ارتباط از راه دور یا دورکاری در نظر گرفت: این فاکتورها شامل تأثیر آن در اشتغال کارمندان، ارتباط تیمی و نشاط و روحیه کارمندان است.” از این رو اگر یک تیم که تمایل به انجام کار دور داشته، بتواند این سه فاکتور را تقویت نماید، شانس بسیار بالایی در موفق شدن در بازار رقابتی بین رقبای خود دارد.
سیاستی برای همگام کردن نیروهای دورکار با اهداف شرکت
در واقع با بزرگ شدن شرکت و امکان بهره گیری تکنولوژی‌های دورکاری، ایده خوبی بوده که یک برنامه رسمی ارتباط از راه دور تدارک دیده و استراتژی‌ها و سیاست‌های لازم را پیاده کرده تا کارمندان دورکار، به کار خود طبق برنامه مشغول شوند. تدوین استراتژی و یا ماموریت سازمان برای کارمندان دورکار به مدیر کمک کرده تا تیم را ردیابی کرده و اطمینان حاصل شود که همه افراد فارغ از موقعیت مکانی و زمانی به فعالیت مشغول هستند.کارشناسان خبره در هنگام تهیه آئین نامه و یا استراتژی رسمی، پنج موضوع مهم را خاطر نشان می‌کنند:
۱- صلاحیت کارکنان دورکار
اولین موردی که کارفرمایان هنگام تصمیم‌گیری در مورد سیاست ارتباط از راه دور باید در نظر بگیرند این بوده که آیا نگرش، اخلاق حرفه‌ای و شخصیت‌های کارکنان مطابق با انتظارات شرکت می‌باشد یا خیر. بنابراین باید برای افرادی که قرار است به صورت دورکاری در یک موسسه مشغول به کار شوند، صلاحیت و واجد شرایط بودن آنها به دقت بررسی شود.
شرکت‌های دانش بنیان و استارتاپ‌های موفق زیادی در سراسر جهان با بهره گیری از دستورالعمل‌های خوب، جایگاه بالایی را در صنعت دیجیتال مارکتینگ از آن خود کرده‌اند.کیم دیویس، معاون رئیس جمهور و رئیس ارشد منابع انسانی NFP، دستورالعمل های واجد شرایط یا صلاحیت پرسنل دورکاری را تعیین کرده و چند فاکتور مهم برای استخدام یک نیروی دورکار را مشخص نموده است که شامل موقعیت فرد، مدت زمان فعالیت وی و یا سابقه فرد در زمینه مرتبط، نقش و یا عملکرد شغلی گذشته و ساعت‌های کار کردن که به صورت (تمام وقت ، یک بار در هفته ، یک بار در ماه و غیره) می‌باشد.
۲- انتظارات برای ساعت کار برای ارتباط از راه دور
برای تیم های پراکنده از لحاظ جغرافیایی یا متناسب با برنامه کاری شرکت، ساعت کاری متفاوت و شناوری وجود دارد. البته همچنین میزان وقتی که پرسنل دورکاری قادرند برای شرکت صرف کنند، از عوامل تعیین ساعت کاری است.
کارفرمایان نیاز داشته که با کارمندان خود از راه دور ارتباط برقرار کرده و به آنها آزادی عمل دهند تا کارهای خود را به روشی انجام داده که برای آنها مفید باشد. با این وجود، فارغ از ساعات کاری، کارکنان نیز باید با رعایت انتظارات شرکت، در قبال وظایف تعیین شده خود پاسخگو باشند. پس تعیین ساعت کاری و مهلت انجام وظایف خواسته شده باید بین کارفرما و کارکنان تعیین شده و یک برنامه دو سر سود برای هر دو طرف چیده شود. در واقع از کارکنان این انتظارات درخواست میشود:
- انتظارات و خواسته‌های کارکنان با کارفرما به طور صریح تعیین شود.
- کارکنان از راه دور باید در ساعات اداری در دسترس باشند.
- طبق مهلت‌ها و تایم لاین باید پروژه های خود را با کیفیت عالی تحویل دهند.
- ارتباط خود را با مدیر و همکارانشان حفظ کنند.
- کارکنانی که این انتظارات را برآورده نمی‌کنند، خطر از دست دادن اعتماد رهبری را داشته و سبب وقفه در سایر کار هم تیمی‌های خود نیز می‌شوند.
۳- تجهیزات و امنیت سایبری برای کاهش از بین رفت داده‌ها در دور کاری
با توجه به اینکه ارتباط از راه دور” Telecommuting” به طور فزاینده‌ای در بین شرکت‌ها رواج یافته، از این رو توجه به امنیت داده‌های شرکت امری بسیار ضروری می‌باشد. پس اگر قصد راه اندازی استارتاپی را داشته که کارمندان باید به صورت دورکاری وظایف خود را اتجام دهند. خطر از دست دادن اطلاعات را نیز باید در نظر داشته باشید. زیرا هر یک از پرسنل دورکار ممکن است از تکنولوژی‌های ناایمنی برای برقراری ارتباط استفاده کرده و به صورت غیرعمدی، اطلاعات مهم و یا سیر پیشرفت را در دست رقبا قرار دهند. پس توجه و بهره گیری از تکنولوژی‌های دورکاری ایمن یکی از راهکارهای حفظ امنیت اطلاعات شرکت می‌باشد.
۴- روش‌های ارتباط از راه دور و تکنولوژی‌های دورکاری
در بسیاری از شرکت‌های دانش بنیان و استارتاپ‌ها، خدمات پیام رسانی فوری و چت به دلیل سهولت در استفاده و راحتی آنها به روش ارتباطی ارجح تبدیل شده‌اند. بنابراین کل تیم توانسته از طریق این پلتفرم‌ها و شبکه‌ها به راحتی برای بحث و گفتگو سریع با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. اما داشتن بازخورد تصویری، تماس‌های مکرر تلفن تصویری و کنفرانس‌های ویدئویی باید بخشی از کارهای روزمره کارکنان و کارفرمایان باشد. زیرا فیدبک تصویری و تماس چهره به چهره، تاثیر گذاری بیشتری روی افراد داشته، بنابراین برای افزایش بهره وری، تماس تصویری باید جزء برنامه اصلی شرکت‌های دورکار باشد.
با استفاده مناسب از تکنولوژی‌های دورکاری و فناوری ارتباطات، شرکت ها قادرند؛ ارتباط از راه دور تمام وقت تلفنی را برقرار کنند. رید تراویس مدیر بازاریابی در Pancheros Mexico Grill با بهره گیری ارتباط تلفنی حتی با کارکنان از راه دور تمام وقت خود، بیان کرده است که برنامه های چت یکپارچه ویدیویی مانند Google Hangouts برای ارتقا شرکت او یک امر مهم و اساسی بوده است. در واقع به اشتراک گذاشتن تصاویر از روادیدهای اداری، راه اندازی یک گفتگوی اختصاصی “جالب” بین اعضای تیم و شرکت در گفتگوها و جلسات به صورت تصویری، همگی به احساس مثبت بین کارمندان کمک می‌کند. از این رو باید به نیروهای دورکاری این حس القا شده که هر کدام نقش بسیار مهمی در برنامه‌های شرکت داشته و مزایا و سودهای حاصل از این ارتباطات نیز بین کارکنان تقسیم میشود.
جمع بندی:
با روی کار آمدن تکنولوژی، بسیاری از شرکت‌های سنتی و شرکت‌های نوپا تمایل به استفاده از این فناوری‌ها را دارند، البته کارمندان نیز با افزایش سواد اینترنتی و فناوری اطلاعات قادر به بهره گیری از آنها هستند. از این رو می توانند وظایف خود را با ارتباط از راه دور و به صورت دورکاری انجام دهند. نکاتی در مورد چگونگی نحوه اجرای کار از راه دور برای شرکت‌های دانش بنیان ذکر شد که به طور خلاصه در این مقاله گنجانیده شد. امیدوارم به خواندن این مطلب، سرنخ دست شما آمده و شرکت نوپای خود را هر چه سریع‌تر پرو بال دهید.